Mehr Traffic und höhere Conversion mit unserer Meeting Methode

Marketing Meetings mehr Traffic und höhere Conversion

Effektive Marketing Meetings
für mehr Traffic und eine höhere Conversion

Viele größere Unternehmen verfügen über eine Marketing-Abteilung. Doch auch bei kleinen Unternehmen lässt sich ein zunehmendes Wachstum an Marketing-Mitarbeitern beobachten.
Mit veralteten Strukturen haben Unternehmen heute kaum mehr Wettbewerbschancen. Einer der wichtigsten Gründe ist die Reichweite. Durch den rasanten Wandel erschließen sich täglich neue Arten von Kommunikationskanälen, Möglichkeiten das eigene Unternehmen zu präsentieren und mit der Zielgruppe in Kontakt zu bringen. Dies erreichen Sie am besten durch Marketing Meetings.

Tipp #1: Ihre Mitarbeiter müssen immer auf dem Laufenden bleiben

Grade aufgrund des Wandels, welcher so schnell ist, müssen sich Ihre Mitarbeiter ständig weiterbilden und über alle News in dem Bereich aufgeklärt sein.
Wichtig ist, dass Ihre Mitarbeiter ausreichend viel in diesem Bereich lesen. Das können Sie erreichen, indem Sie im Büro Fachzeitschriften auslegen oder Ihren Mitarbeitern Lektüren zur Hand geben. Auch Seminare und Weiterbildungen empfehlen wir sehr.
Investieren Sie in Ihre Mitarbeiter. Diese werden Sie als Arbeitgeber wertschätzen und Ihrem Unternehmen gleichzeitig durch verbessertes Know How mehr Gewinn bringen.
Sind Ihre Mitarbeiter nicht immer auf dem neusten Wissensstand, so verpassen Sie Chancen und erreichen nie das Maximum des Möglichen.

Tipp #2: Führen Sie Marketing Meetings ein

Schaut man sich einige Statistiken an, so wird deutlich, dass regelmäßige Meetings, für den Austausch und die Optimierung unverzichtbar sind. 54 Prozent aller Unternehmer geben an, dass regelmäßige Marketing-Meetings den Traffic und vor allem die Conversion in Ihrem Unternehmen deutlich anheben.
Führen also auch Sie Meetings ein, welche sich nur um das Marketing drehen!

Marketing Meetings mehr Traffic und höhere Conversion

Tipp #3: Mehrere Marketing Meetings pro Monat

Um den Traffic und die Conversion am besten optimieren zu können, sollten Sie regelmäßige Meetings einführen. Hierbei gilt die Regel je öfter im Monat desto besser. Wir empfehlen Ihnen wöchentliche Meetings einzuführen.
Durch den Austausch und die Koordination können Sie das Beste aus Ihren Mitarbeitern herausholen.

Marketing Meetings mehr Traffic und höhere Conversion

So strukturieren Sie Ihre Meetings

Als Organisator der Treffen müssen Sie Verantwortung übernehmen und durch eine gute und strukturierte Vorbereitung dafür sorgen, dass Meetings schnelle und Wirksame Instrumente des Wissenstransfers werden. Folgende Aufgaben und Überlegungen gehören zur Organisation:

 

Legen Sie Art und Ort fest

Heutzutage gibt es unzählige technische Möglichkeiten, sich abzustimmen. Muss es immer ein persönliches Treffen sein, für das ggf. Anfahrtszeiten oder Raumkosten entstehen? Prüfen Sie also zunächst, in welcher Form das Treffen stattfinden soll:

  • Telefon- oder Video-Konferenz?
  • Web-/ bzw. Online-Meeting?
  • Chat? E-Mail-Konversation?
  • Persönliches Treffen?

Wählen Sie einen passenden Ort aus. Selbstverständlich gehört das reservieren der gewünschten Räumlichkeiten ebenso zur Vorbereitung wie die Überprüfung des Raum-Set-Ups.

  • Welcher Ort ist für alle Teilnehmer gut und schnell zu erreichen?
  • Soll ein interner Besprechungsraum genutzt werden oder ggf. ein Tagungsraum in einem Hotel angemietet werden?
  • Bietet der gewünschte Ort entsprechende Ruhe, um ein effizientes Meeting gestalten zu können?
  • Ist der Raum zur gewünschten Zeit verfügbar und verbindlich gebucht?
  • Ist der Raum groß genug?
  • Welche Bestuhlung ist gewünscht und sinnvoll?
  • Steht entsprechende Technik zur Verfügung? (z. B. Beamer? Flipchart?)
Teilnehmerkreis definieren

Besprechungen werden dann zum Zeitfresser, wenn Teilnehmer eingeladen sind, die eigentlich nicht wirklich dabei sein müssen, weil sie weder eine Entscheidung treffen, noch aktiv mitwirken können. Laden Sie also nicht wahllos alle ein, sondern bestimmen Ihren Teilnehmerkreis ganz genau.

Fragen Sie sich, ob Ihre Teilnehmer…:

  • Über die benötigte Sach- und Fachkompetenz verfügen
  • Entscheidungen treffen können
  • Aus formalen Gründen dabei sein müssen
  • Auf diesem Wege Informiert werden müssen
  • Erfahrene Problemlöser / Kreative / Strategen sind
  • Anderweitig zum Gelingen der Besprechung beitragen können

Bedenken Sie bei der Wahl des Teilnehmerkreises auch, dass Meetings mit mehr als 8 Teilnehmern schnell ineffizient werden, denn jeder beansprucht eine gewisse Redezeit im Meeting.

Zeitpunkt bestimmen und einladen

Zwölf Uhr mittags ist bei allen der Kalender so schön leer, also dort das Meeting terminieren? Oder am besten nach 17 Uhr, weil Sie dann so schön viel Zeit haben? Wenn Sie Ihre Kollegen mögen, dann legen Sie Ihre Termine nach Möglichkeit nicht in Pausen- oder Feierabendzeiten.
Definieren Sie zudem, wie viel Zeit Sie für das Meeting veranschlagen wollen und legen Start und Endtermin fest.

Selbst wenn noch keine ganz konkrete Agenda steht, können bereits vorab Terminblocker versendet werden, um den Wunschtermin in den Kalendern aller Beteiligten zu reservieren. Bedenken Sie außerdem: ist die Vorlaufzeit zu kurz, leidet die Vorbereitung.

Auch regelmäßige Abstimmungsrunden und Jour Fixe gehören als Terminblocker in die Kalender aller Teilnehmer. Geben Sie auch eventuelle Terminabsagen oder Verschiebungen rechtzeitig bekannt.

Bei Regelterminen ist es sinnvoll, den Nutzen sowie Rahmen in regelmäßigen Abständen zu hinterfragen. Manchmal sind solche Termine irgendwie „schon immer da“, aber der konkrete Nutzen ist fragwürdig.

Folgende Informationen gehören in die Einladung:

  • Thema– Worum geht es genau?
  • Einladender– Wer lädt ein?
  • Zeit– Datum und Uhrzeit für Beginn und Ende
  • Ort– Ort/Adresse und Raum, ggf. Zugangsdaten
  • Agenda– Tagesordnungspunkte und Ziele
  • Team– Teilnehmer inkl. deren Funktion und Rolle
  • Vorbereitung– erwartete Vorbereitung der Teilnehmer für das Meeting
  • Rückmeldung– Möglichkeiten der An-/ bzw. Abmeldung
Agenda setzen und kommunizieren

Damit sich die Beteiligten optimal auf den Termin vorbereiten können, sollte eine Agenda im Vorfeld definiert und entsprechend rechtzeitig zusammen mit notwendigen Unterlagen kommuniziert werden. Die Agenda dient während des Meetings auch als roter Faden und sorgt dafür, dass nichts Wichtiges vergessen wird.
Im Idealfall sind in der Agenda nicht nur die geplante Länge des Termins enthalten, sondern bereits Zeiten für einzelne Tagesordnungspunkte fixiert. Somit weiß jeder, wie viel Zeit für sein Thema zur Verfügung stehen wird bzw. wie viel Redezeit ihm bleibt. Achten Sie darauf, dass nicht zu viele Themen auf die Agenda gesetzt werden und fokussieren sich auf die wichtigsten Punkte, um die Agenda nicht unnötig aufzublähen.

Neben der Agenda empfiehlt es sich, konkrete Ziele für das Meeting zu definieren. Mit welchem Ergebnis wollen Sie das Meeting schließen? Welche Informationen soll jeder Teilnehmer erhalten haben? Welche Entscheidung soll getroffen worden sein?

Auch für Regeltermine sollte jeweils vorab eine Agenda erstellt werden. Oftmals schleicht sich bei regelmäßigen Jour-Fixe-Terminen ein, dass diese ohne Agenda und konkrete Zielstellung durchgeführt werden. Es wird sich „einfach so mal schnell“ zusammengesetzt. Auch hier sollte aber vorab der Inhalt geplant werden, um wertvolle Zeit- und Personalressourcen nicht zu verschwenden.

Einen Terminverantwortlichen finden

Egal ob Entscheidungs-, Kreativ- oder Informationsmeeting: Bestimmen Sie einen Moderator, bzw. Terminverantwortlichen. Dieser trägt beispielsweise dafür Sorge, dass die Veranstaltung pünktlich beginnt, die Redezeiten eingehalten werden, die Agenda verfolgt oder Ergebnisse visualisiert und dokumentiert werden.

Legen Sie fest, ob der Terminverantwortliche zudem für die Protokollierung und Nachbereitung verantwortlich ist oder ob im Rahmen des Meetings bestimmt wird, wer diese Aufgaben inne hat.

Für das Protokoll sollte eine Vorlage zur Verfügung stehen, die die Informations- und Ergebnissammlung vereinfacht. Außerdem hat sich eine Visualisierung der Aufgaben und Ergebnisse mittels Flipchart während des Meetings als hilfreich erwiesen. Alle Teilnehmer sehen die Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse unmittelbar während des Meetings. Ein Foto des Flipcharts dient als Besprechungsnotiz – das spart Arbeit im Nachgang.

Gemeinsame Besprechungsregeln festlegen

Gute Organisationen haben bereits gemeinsame Meeting-Regeln definiert. Ist dies in Ihrem Unternehmen nicht der Fall, können Sie dennoch für Ihre Marketing-Meetings individuelle Regeln aufstellen. Diese gemeinsamen Spielregeln sorgen für einen besseren und effizienteren Ablauf.

Folgende Regeln können beispielsweise Bestandteil der Besprechungskultur sein:

  • Alle Teilnehmer erscheinen vorbereitet zum Meeting
  • Pünktlich sein (pünktlich starten, Redezeit einhalten, pünktlich schließen
  • Telefone und Computer ausschalten und nur, wenn nötig, für das Thema nutzen
  • Aktiv teilnehmen – Teilnehmer, die nichts beitragen werden aus der Einladungsliste entfernt
  • Gegenseitiger Respekt (Ausreden lassen, ernst nehmen, Umgang mit Kritik)
  • Störungen werden nur in dringenden Fällen akzeptiert und es werden keine Nebengespräche geführt
  • Regelung zu Pausen
  • Regelungen zu Redebeiträgen

 

Für optimale Rahmenbedingungen sorgen

Klären Sie vorab, ob der gebuchte Tagungsraum über die benötigte Ausstattung verfügt. Werden beispielsweise ein Flipchart oder ein Beamer benötigt? Ist klar, wie die Technik funktioniert und wer bei Problemen helfen kann? Nichts ist zeitfressender und störender als das minutenlange Lösen von technischen Problemen zu Beginn eines Meetings.

Bei längeren Meetings sollte für Verpflegung gesorgt werden. Machen Sie es aber nicht zu gemütlich, denn Kuchen, Kekse und Kaffee können durch den „Gemütlichkeitsfaktor“ auch schnell zu einer Verlängerung des Treffens führen.

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Effektive Marketing Meetings
für mehr Traffic und eine höhere Conversion

Viele größere Unternehmen verfügen über eine Marketing-Abteilung. Doch auch bei kleinen Unternehmen lässt sich ein zunehmendes Wachstum an Marketing-Mitarbeitern beobachten.
Mit veralteten Strukturen haben Unternehmen heute kaum mehr Wettbewerbschancen. Einer der wichtigsten Gründer ist die Reichweite. Durch den rasanten Wandel erschließen sich täglich neue Arten von Kommunikationskanälen, Möglichkeiten das eigene Unternehmen zu präsentieren und mit der Zielgruppe in Kontakt zu bringen.

Tipp #1: Ihre Mitarbeiter müssen immer auf dem Laufenden bleiben

Grade aufgrund des Wandels, welcher so schnell ist, müssen sich Ihre Mitarbeiter ständig weiterbilden und über alle News in dem Bereich aufgeklärt sein.
Wichtig ist, dass Ihre Mitarbeiter ausreichend viel in diesem Bereich lesen. Das können Sie erreichen, indem Sie im Büro Fachzeitschriften auslegen oder Ihren Mitarbeitern Lektüren zur Hand geben. Auch Seminare und Weiterbildungen empfehlen wir sehr.
Investieren Sie in Ihre Mitarbeiter. Diese werden Sie als Arbeitgeber wertschätzen und Ihrem Unternehmen gleichzeitig durch verbessertes Know How mehr Gewinn bringen.
Sind Ihre Mitarbeiter nicht immer auf dem neusten Wissensstand, so verpassen Sie Chancen und erreichen nie das Maximum des Möglichen.

Tipp #2: Führen Sie Marketing Meetings ein

Schaut man sich einige Statistiken an, so wird deutlich, dass regelmäßige Meetings, für den Austausch und die Optimierung unverzichtbar sind. 54 Prozent aller Unternehmer geben an, dass regelmäßige Marketing-Meetings den Traffic und vor allem die Conversion in Ihrem Unternehmen deutlich anheben.
Führen also auch Sie Meetings ein, welche sich nur um das Marketing drehen!

Marketing Meetings mehr Traffic und höhere Conversion

Tipp #3: Mehrere Marketing Meetings pro Monat

Um den Traffic und die Conversion am besten optimieren zu können, sollten Sie regelmäßige Meetings einführen. Hierbei gilt die Regel je öfter im Monat desto besser. Wir empfehlen Ihnen wöchentliche Meetings einzuführen.
Durch den Austausch und die Koordination können Sie das Beste aus Ihren Mitarbeitern herausholen.

Marketing Meetings mehr Traffic und höhere Conversion

So strukturieren Sie Ihre Meetings

Als Organisator der Treffen müssen Sie Verantwortung übernehmen und durch eine gute und strukturierte Vorbereitung dafür sorgen, dass Meetings schnelle und Wirksame Instrumente des Wissenstransfers werden. Folgende Aufgaben und Überlegungen gehören zur Organisation:

Legen Sie Art und Ort fest

Heutzutage gibt es unzählige technische Möglichkeiten, sich abzustimmen. Muss es immer ein persönliches Treffen sein, für das ggf. Anfahrtszeiten oder Raumkosten entstehen? Prüfen Sie also zunächst, in welcher Form das Treffen stattfinden soll:

  • Telefon- oder Video-Konferenz?
  • Web-/ bzw. Online-Meeting?
  • Chat? E-Mail-Konversation?
  • Persönliches Treffen?

Wählen Sie einen passenden Ort aus. Selbstverständlich gehört das reservieren der gewünschten Räumlichkeiten ebenso zur Vorbereitung wie die Überprüfung des Raum-Set-Ups.

  • Welcher Ort ist für alle Teilnehmer gut und schnell zu erreichen?
  • Soll ein interner Besprechungsraum genutzt werden oder ggf. ein Tagungsraum in einem Hotel angemietet werden?
  • Bietet der gewünschte Ort entsprechende Ruhe, um ein effizientes Meeting gestalten zu können?
  • Ist der Raum zur gewünschten Zeit verfügbar und verbindlich gebucht?
  • Ist der Raum groß genug?
  • Welche Bestuhlung ist gewünscht und sinnvoll?
  • Steht entsprechende Technik zur Verfügung? (z. B. Beamer? Flipchart?)
Teilnehmerkreis definieren

Besprechungen werden dann zum Zeitfresser, wenn Teilnehmer eingeladen sind, die eigentlich nicht wirklich dabei sein müssen, weil sie weder eine Entscheidung treffen, noch aktiv mitwirken können. Laden Sie also nicht wahllos alle ein, sondern bestimmen Ihren Teilnehmerkreis ganz genau.

Fragen Sie sich, ob Ihre Teilnehmer…:

  • Über die benötigte Sach- und Fachkompetenz verfügen
  • Entscheidungen treffen können
  • Aus formalen Gründen dabei sein müssen
  • Auf diesem Wege Informiert werden müssen
  • Erfahrene Problemlöser / Kreative / Strategen sind
  • Anderweitig zum Gelingen der Besprechung beitragen können

Bedenken Sie bei der Wahl des Teilnehmerkreises auch, dass Meetings mit mehr als 8 Teilnehmern schnell ineffizient werden, denn jeder beansprucht eine gewisse Redezeit im Meeting.

Zeitpunkt bestimmen und einladen

Zwölf Uhr mittags ist bei allen der Kalender so schön leer, also dort das Meeting terminieren? Oder am besten nach 17 Uhr, weil Sie dann so schön viel Zeit haben? Wenn Sie Ihre Kollegen mögen, dann legen Sie Ihre Termine nach Möglichkeit nicht in Pausen- oder Feierabendzeiten.
Definieren Sie zudem, wie viel Zeit Sie für das Meeting veranschlagen wollen und legen Start und Endtermin fest.

Selbst wenn noch keine ganz konkrete Agenda steht, können bereits vorab Terminblocker versendet werden, um den Wunschtermin in den Kalendern aller Beteiligten zu reservieren. Bedenken Sie außerdem: ist die Vorlaufzeit zu kurz, leidet die Vorbereitung.

Auch regelmäßige Abstimmungsrunden und Jour Fixe gehören als Terminblocker in die Kalender aller Teilnehmer. Geben Sie auch eventuelle Terminabsagen oder Verschiebungen rechtzeitig bekannt.

Bei Regelterminen ist es sinnvoll, den Nutzen sowie Rahmen in regelmäßigen Abständen zu hinterfragen. Manchmal sind solche Termine irgendwie „schon immer da“, aber der konkrete Nutzen ist fragwürdig.

Folgende Informationen gehören in die Einladung:

  • Thema– Worum geht es genau?
  • Einladender– Wer lädt ein?
  • Zeit– Datum und Uhrzeit für Beginn und Ende
  • Ort– Ort/Adresse und Raum, ggf. Zugangsdaten
  • Agenda– Tagesordnungspunkte und Ziele
  • Team– Teilnehmer inkl. deren Funktion und Rolle
  • Vorbereitung– erwartete Vorbereitung der Teilnehmer für das Meeting
  • Rückmeldung– Möglichkeiten der An-/ bzw. Abmeldung
Agenda setzen und kommunizieren

Damit sich die Beteiligten optimal auf den Termin vorbereiten können, sollte eine Agenda im Vorfeld definiert und entsprechend rechtzeitig zusammen mit notwendigen Unterlagen kommuniziert werden. Die Agenda dient während des Meetings auch als roter Faden und sorgt dafür, dass nichts Wichtiges vergessen wird.
Im Idealfall sind in der Agenda nicht nur die geplante Länge des Termins enthalten, sondern bereits Zeiten für einzelne Tagesordnungspunkte fixiert. Somit weiß jeder, wie viel Zeit für sein Thema zur Verfügung stehen wird bzw. wie viel Redezeit ihm bleibt. Achten Sie darauf, dass nicht zu viele Themen auf die Agenda gesetzt werden und fokussieren sich auf die wichtigsten Punkte, um die Agenda nicht unnötig aufzublähen.

Neben der Agenda empfiehlt es sich, konkrete Ziele für das Meeting zu definieren. Mit welchem Ergebnis wollen Sie das Meeting schließen? Welche Informationen soll jeder Teilnehmer erhalten haben? Welche Entscheidung soll getroffen worden sein?

Auch für Regeltermine sollte jeweils vorab eine Agenda erstellt werden. Oftmals schleicht sich bei regelmäßigen Jour-Fixe-Terminen ein, dass diese ohne Agenda und konkrete Zielstellung durchgeführt werden. Es wird sich „einfach so mal schnell“ zusammengesetzt. Auch hier sollte aber vorab der Inhalt geplant werden, um wertvolle Zeit- und Personalressourcen nicht zu verschwenden.

Einen Terminverantwortlichen finden

Egal ob Entscheidungs-, Kreativ- oder Informationsmeeting: Bestimmen Sie einen Moderator, bzw. Terminverantwortlichen. Dieser trägt beispielsweise dafür Sorge, dass die Veranstaltung pünktlich beginnt, die Redezeiten eingehalten werden, die Agenda verfolgt oder Ergebnisse visualisiert und dokumentiert werden.

Legen Sie fest, ob der Terminverantwortliche zudem für die Protokollierung und Nachbereitung
verantwortlich ist oder ob im Rahmen des Meetings bestimmt wird, wer diese Aufgaben inne hat.

Für das Protokoll sollte eine Vorlage zur Verfügung stehen, die die Informations- und Ergebnissammlung vereinfacht. Außerdem hat sich eine Visualisierung der Aufgaben und Ergebnisse mittels Flipchart während des Meetings als hilfreich erwiesen. Alle Teilnehmer sehen die Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse unmittelbar während des Meetings. Ein Foto des Flipcharts dient als Besprechungsnotiz – das spart Arbeit im Nachgang.

Gemeinsame Besprechungsregeln festlegen

Gute Organisationen haben bereits gemeinsame Meeting-Regeln definiert. Ist dies in Ihrem Unternehmen nicht der Fall, können Sie dennoch für Ihre Marketing-Meetings individuelle Regeln aufstellen. Diese gemeinsamen Spielregeln sorgen für einen besseren und effizienteren Ablauf.

Folgende Regeln können beispielsweise Bestandteil der Besprechungskultur sein:

  • Alle Teilnehmer erscheinen vorbereitet zum Meeting
  • Pünktlich sein (pünktlich starten, Redezeit einhalten, pünktlich schließen
  • Telefone und Computer ausschalten und nur, wenn nötig, für das Thema nutzen
  • Aktiv teilnehmen – Teilnehmer, die nichts beitragen werden aus der Einladungsliste entfernt
  • Gegenseitiger Respekt (Ausreden lassen, ernst nehmen, Umgang mit Kritik)
  • Störungen werden nur in dringenden Fällen akzeptiert und es werden keine Nebengespräche geführt
  • Regelung zu Pausen
  • Regelungen zu Redebeiträgen
Für optimale Rahmenbedingungen sorgen

Klären Sie vorab, ob der gebuchte Tagungsraum über die benötigte Ausstattung verfügt. Werden beispielsweise ein Flipchart oder ein Beamer benötigt? Ist klar, wie die Technik funktioniert und wer bei Problemen helfen kann? Nichts ist zeitfressender und störender als das minutenlange Lösen von technischen Problemen zu Beginn eines Meetings.

Bei längeren Meetings sollte für Verpflegung gesorgt werden. Machen Sie es aber nicht zu gemütlich, denn Kuchen, Kekse und Kaffee können durch den „Gemütlichkeitsfaktor“ auch schnell zu einer Verlängerung des Treffens führen.

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